Zeiterfassung für Home Office

Was gilt es bei der Anschaffung einer Zeiterfassung zu beachten, wenn Mitarbeiter im Home Office arbeiten? Dieser Artikel gibt Hilfestellung bei der Suche nach einer geeigneten Software für die ortsunabhängige Zeiterfassung.

Zeiterfassung im Home Office

Das Problem

Viele Mitarbeiter arbeiten nicht ausschliesslich an einem festen Arbeitsplatz. Sie wechseln zwischen Büro, Home Office, Außendiensteinsätzen oder lesen E-Mails zwischendurch. Auch während einer Bahn- oder Busfahrt kann Arbeitszeit anfallen, z.B. beim Schreiben von E-Mails oder beim Telefonieren. Daher sollte die Zeiterfassung durch die Mitarbeiter nicht nur auf ein Zeiterfassungsgerät oder einen Ort zum Buchen beschränkt bleiben. Die Geräte sollen nahtlos kombinierbar sein:

  • Projektzeiterfassung am Arbeitsplatz über den Browser oder das Smartphone
  • Anwesenheitszeiterfassung in der Firma über das stationäre Zeiterfassungsterminal
  • im Home Office über Browser oder Smartphone
  • unterwegs mit dem Smartphone oder an jedem (fremdem) internetfähigen PC, Laptop etc.

Eine an einem Ort begonnene Tätigkeit oder Abwesenheit muss sich an einem anderen Ort problemlos beenden lassen. Es ist also wichtig, dass die Zeitbuchungen über ein zentrales System gehen und an jedem Ort jederzeit beendet oder gewechselt werden können. Und dies unabhängig vom verwendeten Gerät, wie z.B. Laptop, PC Smartphone oder stationärem Zeiterfassungsterminal.

Akzeptanz und Vielfältigkeit

Ungeeignet für die heutige Arbeitswelt ist Zeiterfassungssoftware, die zwingend installiert werden muss. Auch eine App muss auf dem Smartphone installiert werden und viele Arbeitnehmer haben kein dienstliches Smartphone von der Firma. Nicht wenige Mitarbeiter haben Vorbehalte oder weigern sich eine App für die Arbeitszeiterfassung auf ihrem privaten Smartphone zu installieren.

Daher sollte der Arbeitgeber Alternativen anbieten, die bequem zu verwenden sind. Hier bietet sich eine Zeiterfassungslösung an, die im Browser läuft. Ohne Installation kann man so am PC, mit dem Smartphone oder mit dem Tablet überall seine Zeiten erfassen. Den Link als Shortcut auf die Startseite gelegt und fertig ist die Alternative zur App. Buchen von Arbeitszeit, Projektzeit oder Abwesenheit geht so auch beim Kollegen am PC oder im Internetcafé.

Geht’s auch ohne Internet?

Eine App für Tablet oder Smartphone ist natürlich für die mobile Zeiterfassung die bequemste Lösung. Sie sollte unbedingt die Möglichkeit bieten, Zeiten auch ohne Internetempfang zu erfassen. Sitze ich im Flugzeug oder arbeite an einem Ort ohne Internetempfang, müssen die Buchungen auf dem Gerät gespeichert werden und sich automatisch synchronisieren, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Bei der Verwendung eines Browsers ist dies normalerweise nicht möglich und die Zeiten müssen nachgebucht werden. Abhilfe schaffen hier Web Apps, die die Buchungen lokal im Browser speichern und später automatisch übertragen.

Vorsicht bei Cloud-Lösungen

Das Zeiterfassungssystem nimmt die Zeitbuchungen von den verschiedenen Erfassungsgeräten entgegen und speichert diese. Maximale Flexibilität bieten Lösungen, die über das Internet erreichbar sind und nicht nur über das Intranet. So kann jedes Smartphone, Tablet oder jeder PC oder Laptop in Sekundenschnelle zum Zeiterfassungsgerät gemacht werden. Gerade kleinere Firmen scheuen oft die hohen Kosten, jedem Mitarbeiter ein dienstliches Smartphone zu geben und dazu eine Geräte-Verwaltungssoftware zu betreiben. Daher sind Anbieter, die ihre Lösung im Internet zur Verfügung stellen im Vorteil.

Hier kann eine Cloudlösung in Frage kommen wenn die Server dafür in Deutschland oder zumindest in der Europäischen Union stehen. Zudem sollte ein AV-Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) kostenfrei oder sehr kostengünstig abgeschlossen werden können. Besser noch ist einen gehostete Serverlösung, die auf dedizierten Servern betrieben wird. Auf dedizierten Servern hat niemand anderes Zugriff als der Softwarehersteller selber. Spätestens seit der als «Downfall» bezeichneten Schwachstelle sind Cloud-Lösungen in Verruf geraten. Downfall ermöglicht es Angreifern Passwörter und andere persönliche Daten zu erbeuten. Betroffen sind fast alle Intel-Chips seit 2014.

Fazit

Zusammenfassend sollten bei der Suche nach einer modernen, flexiblen Arbeitszeiterfassung folgende Punkte bei der Produktauswahl beachtet werden:

  • Buchen ist überall möglich
  • Installation einer Software ist dafür nicht zwingend nötig
  • Mitarbeiter sind nicht gezwungen eine App auf ihrem privaten Smartphone zu installieren
  • die Erfassung sollte auch ohne Internetverbindung möglich sein
  • Buchungen synchronisieren sich automatisch, sobald eine Internetverbindung besteht
  • Datenschutz beachten und möglichst auf Cloudlösungen verzichten

Dies sind die wichtigsten Punkte die bei der Entscheidung für eine geeignete Zeiterfassung eine Rolle spielen sollten. Die moderne Arbeitswelt stellt neue Ansprüche an Software, die berücksichtigt werden sollten, um Kosten im Griff zu haben und maximal Flexibilität bei höchster Sicherheit zu haben.