Software kaufen und Daten im Unternehmen speichern.

Software mieten und Daten in einem Rechenzentrum speichern.

Software mieten und Daten in einer Cloud mit Virtualisierung speichern.

Eine Zeiterfassung als Kauflösung empfiehlt sich meistens für große Unternehmen. Denn Mietlösungen verfügen über ein nutzungsabhängiges Zahlungsmodell und rechnen z.B. wie im Falle einer Zeiterfassung, typischerweise monatlich nach Abrechnungsfällen oder nach Paketen ab. So steigt die monatliche Gesamtmiete mit der Mitarbeiterzahl. Außerdem verfügen große Unternehmen über eine eigene IT-Abteilung mit Experten, die sich um die Sicherheit, Wartung und Fehlerbehung kümmern können.

Sollten Sie Fragen zu der Nutzung haben, erhalten Sie i.d.R. eine Support-Hotline, welche den geleisteten Support pro Minute abrechnet. Dabei handelt es sich typischerweise um einen technischen Support. Fachliche Fragen können Sie dort nicht klären, weshalb Sie diesen Aspekt unter Umständen berücksichtigen sollten.

Problematisch wird eine gekaufte Software, wenn Sie viele individuelle Anpassungen vornehmen müssen. Denn bei den gekauften Lösungen handelt es sich um starre Programme, welche normalerweise kein Customizing zulassen. Kauflösungen werden außerdem unpraktisch und teurer, wenn Sie die Software an vielen Standorten einsetzen und vernetzen möchten. Beim Lizenzmodell kaufen Sie nämlich für jeden Arbeitsplatz eine Lizenz ein.

Wichtig ist vor allem, dass Ihre Software keine automatischen Updates erhält und damit immer auf den gleichen technischen Stand bleibt. Beim Thema Zeiterfassung müssen Sie dadurch auf neue Funktionen verzichten. Ebenfalls ist der Datenschutz das wohl wichtigste Argument. Sollten Sie nicht über die nötige IT-Sicherheit im Unternehmen verfügen, um die neue EU-DSGVO einzuhalten, sollten Sie von einer Kauflösung absehen. Denn so tragen Sie die komplette Verantwortung für die Software.

Eine Saas-Lösung wird üblicherweise einer Cloud-Lösung gleichgesetzt. Weitergehende Definitionen trennen jedoch eine SaaS-Lösung von einer Cloud-Lösung. Der Unterschied zwischen beiden Lösungen liegt in der Sicherheit, die bei der SaaS-Lösung deutlich am höchsten ist. Ihre Daten werden auf dedizierten Servern in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Dediziert bedeutet, dass der SaaS-Anbieter die Server alleinig angemietet hat (sie ihm „zugeordnet“ sind) und nur er darauf Zugriff hat. Selten verfügt der SaaS-Anbieter sogar über ein eigenes Rechenzentrum. Dedizierte Server werden nur von einem SaaS-Anbieter administriert und sind im Rechenzentrum professionell abgesichert und geschützt. Im Gegensatz dazu kommt bei der Cloud-Lösung Virtualisierung zum Einsatz. D.h. mehrere SaaS-Anbieter teilen sich dieselbe Hardware. Die Gefahr von Sicherheitslücken ist hier viel größer, da sich verschiedene Anbieter auch die gleiche Festplatte teilen.

SaaS-Lösungen gibt es in vielen Branchen, sodass Sie eine günstige und teilweise sinnvollere Alternative zum Softwarekauf erhalten. Oftmals nutzen skeptische Menschen seit Jahren unbewusst webbasierte Lösungen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- und Office-Tools. Wenn Sie z.B. Online-Banking nutzen oder mit DATAV arbeiten, nutzen Sie die webbasierte Lösung. Microsoft Office 365 ist sogar der am weitesten verbreitete Anbieter einer SaaS Lösung. Weitere Beispiele sind Unternehmensanwendungen wie CRM- (Customer Relationship Management), ERP- (Enterprise Resource Planning) und Dokumenverwaltungslösungen. Wenn Sie Ihre Daten online verwalten, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine Cloud oder SaaS Lösung. Der Trend bewegt sich rapide in diese Richtung und das aus vielen Gründen. Denn der Fachkräftemangel in Deutschland wird auch beim Thema IT-Sicherheit zum Problem. Nicht jedes Unternehmen kann sich eigene IT-Fachkräfte besorgen, welche sich um die Daten-Sicherheit und die Einhaltung der EU-DSGVO kümmern.

Gerade KMU profitieren von der Mietvariante, da Sie keine Anschaffungskosten haben und keine IT-Fachkräfte im Unternehmen benötigen. Wenn Sie z.B. wie beim Thema Zeiterfassung immer auf dem neuesten technischen Stand sein möchten, sollten Sie ebenfalls SaaS auswählen. Denn durch die automatisch eingespielten Updates und neuen Releases erhalten Sie automatisch immer die aktuellste Version, die Ihre Wettbewerbsfähigkeit sichert. Kauflösungen binden Sie vergleichsweise jahrelang an eine Software, da Sie diese oftmals vier Jahre lang abschreiben müssen.

Eine SaaS Lösung bringt natürlich auch Nachteile mit sich. So empfiehlt sich diese Alternative irgendwann nicht mehr, wenn Ihr Unternehmen eine vierstellige Mitarbeiterzahl erreicht. Zumindest wenn der Anbieter Ihnen die Software pro Mitarbeiter abrechnet und der Nutzen und die Vorteile diese Summe nicht rechtfertigen.

Bis auf die Sicherheitsstandards weist diese Alternative die gleichen Vorteile wie eine SaaS-Lösung auf. Die Übergabe der Verantwortung, der Supportumfang und die fehlenden Anschaffungskosten sind eindeutig wichtige Argumente, die für diese Alternative sprechen.

Der große Nachteil liegt in der Datensicherheit. Ihre Daten unterliegen in diesem Fall immer einem höheren Risiko angegriffen zu werden. Da sich der Cloud-Anbieter oftmals einen Server mit einem anderen teilt und die Daten auch per Zufall auf verschiedene Server gespeichert werden, ist keine Transparenz mehr vorhanden. Im Worst-Case-Szenario können sich potentielle Angreifer unter Kenntnis einer Sicherheitslücke theoretisch ebenfalls Server mieten und sich somit direkt einen Zugriff auf die Server Ihres Cloud-Anbieters und damit auf Ihre Daten verschaffen.