FAQ

AEONOS kann im Rahmen der 30 tägigen Testlizenz im vollen Umfang kostenlos und unverbindlich getestet werden. Wir benötigen keine persönlichen Daten von Ihnen. Sie füllen ein kurzes Formular aus und erhalten sofort alle Zugangsdaten per E-Mail. Nach der Freischaltung kann die Software mit Daten gefüllt und uneingeschränkt eingesetzt werden. Am Ende läuft die Lizenz automatisch aus, sodass Sie nichts weiter Unternehmen brauchen. Wenn Sie sich für AEONOS entschieden haben, können jederzeit einen Vertrag abschließen. Entweder online oder über unser Bestellformular. Ihre Daten aus der Probezeit können wir übernehmen, so dass Sie nahtlos weiterarbeiten können.

Nach 30 Tagen läuft Ihre Testlizenz automatisch ab und Ihre Daten werden gelöscht.

Sollten Sie sich nicht entscheiden können, beraten wir Sie gerne und finden zusammen, das für Sie passende AEONOS Produkt. Sie können bei Unsicherheiten auch eine der kleineren Produktvarianten wählen, da Sie jederzeit bequem ein kostenloses Upgrade wählen können.

Ja. Mit der Testlizenz erhalten Sie den vollen Funktionsumfang von Husky, bzw. Fox. Tiger entspricht im Standard-Funktionsumfang im wesentlichen Husky, so dass Sie als großes Unternehmen zunächst Husky testen und dann einen Vertrag über Tiger abschließen können. Sprechen Sie und diesbezüglich gerne an.

AEONOS Husky und AEONOS Fox Ganz einfach: schließen Sie über die Vertragsverwaltung einen Vertrag mit uns ab. Bezahlen können Sie bequem online.

AEONOS Tiger
Sie können uns sowohl per Telefon, E-Mail oder über unseren Kontaktformular kontaktieren. Wir werden uns dann schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen und alles weitere Besprechen.

Selbstverständlich importieren wir Ihre Daten aus der Testlizenz schnell und kostenlos in die Vollversion.

Auf der Anmeldeseite des HR Tools können Sie sich mittels des Links „Passwort vergessen“ ein neues Passwort an Ihre hinterlegte E-Mail Adresse schicken lassen. Falls Sie Ihren Anmeldenamen vergessen haben, hilft Ihnen unser Support gerne weiter.

Wir unterscheiden zwischen dem Passwort für die Anmeldung am HR Tool und der PIN für die Mitarbeiter zur Anmeldung an den Clients (App) zum Buchen von Zeiten.
Im HR Tool können Sie Ihr Passwort über das Menü ändern.

AEONOS Fox
Klicken Sie auf den Menüeintrag „Passwort ändern“.

AEONOS Husky und AEONOS Tiger
Klicken Sie auf den Menüeintrag „Bereichsleiter“. Sie sehen dann die Liste der angelegten personalverantwortlichen Mitarbeiter. Klicken Sie ganz rechts in der Liste auf das entsprechende graue Schlüssel-Symbol.

Ja. Durch die automatische Synchronisation können mehrere Geräte gleichzeitig verwendet werden. So können Sie flexibel mit dem Gerät buchen, welches für die jeweilige Buchung am geeignetsten ist. Buchen Sie z.B. über das Smartphone, wenn Sie zu einem Kundentermin gehen und am Terminal auf Ihrem Weg in die Kantine. Am Arbeitsplatz können Sie direkt über Ihren Webbrowser buchen und wenn Sie sich im Home Office befinden, buchen Sie ganz einfach über Ihr Tablet vom Wohnzimmer aus.

Ja. Durch die Sperrfunktion können sich mehrere Mitarbeiter auf ein Gerät einloggen und Ihre Zeiten buchen. So können Sie ganz bequem z.B. ein Smartphone für mehrere Mitarbeiter im Lager verwenden.

Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, bleiben die Daten für vier Jahre im System gespeichert. Da die Rechnung monatlich nach den aktiven Mitarbeitern erfolgt, wird der ausgetretene Mitarbeiter automatisch nicht mehr berechnet.

Ja. Wir entwickeln oft neue Funktionen mit unseren Kunden zusammen und entwickeln AEONOS auf diese Weise kundenorientiert mit wirtschaftlichen Funktionen. Teilen Sie uns einfach Ihre Ideen und Wünsche mit. Wir werden Sie beraten und eine geeignete Lösung entwickeln.

Ja. Teilen Sie uns einfach Ihren Bedarf mit, falls Sie AEONOS Tiger-Kunde sind. Wir sorgen für die Umsetzung.

Ja. Die Umstellung des Designs auf das eigene Corporate Identity Design ist eine buchbare Option, die wir unseren AEONOS Tiger Kunden anbieten.

Im HR-Tool kann die Personalabteilung über das Nachrichtensystem Nachrichten verschicken und deren Erhalt durch die Empfangs- und Lesebestätigung nachvollziehen. Die Mitarbeiter brauchen für den Empfang nicht in AEONOS eingeloggt zu sein und können die Nachricht im Onlinemodus mit „Annehmen“ oder „Ablehnen“ beantworten. Das Nachrichtensystem bietet sich an, wenn Mitarbeiter an etwas erinnert werden sollen oder eine Abstimmung zu einem Thema durchgeführt wird. Auch können die Mitarbeiter am Ende des Monats Ihr Konto auf diese Weise für den Export an die Lohnbuchhaltung freigeben.

Ja. Es gibt einen integrierten Feiertagskalender, der die unterschiedlichen Feiertagskalender berücksichtigt und um eigene, firmeninterne Feiertage ergänzt werden kann. Die angelegten Feiertagskalender können Mitarbeitern und Standorten zugeordnet werden.

Bei Aktivierung der automatischen Pausenregelung werden Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz (§4 ArbZG) gebucht. Demnach werden nach sechs Arbeitsstunden automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen 30 Minuten Pause abgezogen, sofern diese Mindestruhezeit nicht zuvor eingehalten worden ist. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden werden nach 9 Stunden zusätzlich 15 Minuten Pause abgezogen.Explizite Buchungen von Pausen und implizite Pausen durch Lücken zwischen zwei Buchungen werden ebenso wie die Arbeitszeitmodelle und der Feiertagskalender bei der Berechnung berücksichtigt.

Über die Geräteverwaltung können alle Geräte erfasst werden, auf denen die AEONOS App installiert ist. Es werden der Online-Status und die Bereitschaft, Nachrichten zu empfangen aufgezeigt. Die Mobilgeräte werden zusätzlich den Mitarbeitern zugeordnet (Hersteller, Typ, Mobilnummer).

Geo-Tracking: Aufzeichnung der Position in kurzen Intervallen und Darstellung der Punkte in einer Landkarte im HR-Tool. Geo-Position: Aufzeichnung der Position bei Buchung des Arbeitsbeginns und -endes. Die Positionsermittlung der Mitarbeiter erfordert grundsätzlich die Zustimmung des Mitarbeiters und ggf. des Betriebsrates und muss explizit je Mitarbeiter von der Personalabteilung freigeschaltet werden. Der datenschutzkonforme Prozess zum Umgang mit Mitarbeiter-Positionsdaten erfolgt durch Bestätigung des Einsatzzwecks durch den Personalverantwortlichen.

Sie haben zwei Möglichkeiten die kostenlose AEONOS App zu installieren:
AEONOS Husky und AEONOS Fox
Laden Sie einfach die App über den Google Play Store herunter: [Link]

AEONOS Tiger
Sie erhalten eine spezielle Android App für Ihr Unternehmen. Diese können Sie über das HR Tool oder die Mitarbeiter-Selbstverwaltung installieren. Als Installationswege stehen Ihnen ein QR Code und ein Download-Link zur Verfügung. Verwenden Sie eine Barcodeleser App, um die AEONOS App per QR Code zu installieren.

Unsere angebotenen Schulungen und Beratungen sind optional buchbar und ermöglichen eine schnelle Einführung von bis zu acht Personalleiter. AEONOS Tiger ist unsere komplexe Zeitwirtschaft, welche im Rahmen einer Schulung einfacher zu erlernen ist. Gerade in großen Betrieben ist es empfehlenswert, zu Beginn mehrere Personaler zu schulen, um das Wissen schnell im Unternehmen zu verbreiten und mehrere Ansprechpersonen zu haben.Generell ist eine Schulung jedoch nicht notwendig, da AEONOS auch Videos und Schulungsunterlagen wie das Handbuch zur Verfügung stellt. Das vorhandene Grundwissen variiert von Unternehmen zu Unternehmen und erfordert einen unterschiedlichen Grad an Unterstützung. So bieten wir verschiedene Formate an, um für jeden unserer Kunden das geeignete Maß anzubieten. AEONOS Fox und AEONOS Husky sind unsere weniger komplexen Lösungen und benötigen i.d.R. keine Schulung, da der Support und die Unterlagen bei Fragen ausreichen.

Ja. Im HR-Tool befindet sich das Handbuch, welches jederzeit aufgerufen werden kann.

Ja. Sie haben die Möglichkeit ein Datenimport von Mitarbeitern, Projekten und Standorten optional zu buchen.

AEONOS bietet mehrere Zahlungsmodalitäten. Die Rechnung kann monatlich via Lastschrift oder mittels PayPal beglichen werden.

AEONOS Fox und AEONOS Husky haben keine Mindestlaufzeit und eine monatliche Kündigungsfrist. AEONOS Tiger verfügt aufgrund der umfangreichen Einrichtung eine Vertragsmindestlaufzeit von 24 Monaten. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Ende der Vertragsmindestlaufzeit, anschließend kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Verlängerung gekündigt werden.

Der Preis hängt von dem gewählten AEONOS Produkt ab und umfasst Hosting, Datenschutz, Support, Wartung und Updates. Mehr Informationen zu unseren Preisen finden Sie hier.

Die Rechnung erfolgt monatlich via Post, bzw. E-Mail.

Nein. Setzen Sie für diese Mitarbeiter einfach ein Austrittsdatum.

Sie können über die Vertragsverwaltung jederzeit die maximale Anzahl Ihrer Mitarbeiter erhöhen oder verringern. Wir berechnen immer automatisch den Preis des entsprechenden Husky-Pakets. Die Änderung wird ab dem nächsten Monat wirksam. Abgerechnet werden dennoch immer nur so viele Mitarbeiter, wie gerade bei Ihnen beschäftigt sind. Die Mindest-Mitarbeiterzahl beträgt fünf.

Ja. Der Supportumfang variiert jedoch nach AEONOS Produkt. Hier erhalten Sie einen Überblick die Ansprechpartner.

Es können unbeschränkt Projekte, Tätigkeiten und Abwesenheiten angelegt werden.

Ja, je Projekt kann ein Zeitbudget angegeben werden. AEONOS zeigt an, wie viel Zeit schon auf das Projekt gebucht wurde und wieviel Zeit noch verfügbar ist.

Nein, jedoch lassen sich Arbeitszeiten als „fakturiert“ kennzeichnen. Durch Auswertungsfunktionen kann man noch nicht fakturierte Zeiten aus dem System exportieren oder die Gesamtzeiten für unfakturierte Zeiträume je Mitarbeiter ermitteln. Diese Daten müssen nur in das eigene Rechnungsformular eingefügt oder als Anhang (Leistungsnachweis) an die Rechnung angehangen werden.

Durch die Rechteverwaltung kann der Personalleiter verschiedene Zugänge einrichten und damit die Rechte für bestimmte Mitarbeiter einschränken. Der Personalverantwortliche (HR-Manager) kann auf das komplette System zugreifen und alle Daten einsehen.Der Standortleiter , bzw. Bereichsleiter kann auf die Daten der ihm zugeordneten Mitarbeiter zugreifen. Die Mitarbeiter haben über die Mitarbeiter-Selbstverwaltung ausschließlich Zugriff auf ihr eigenes Arbeitszeiten- und Urlaubskonto.

Jeder Mitarbeiter kann sein eigenes Arbeitszeitkonto, Urlaubskonto und seine Zuschläge sowie gebuchten und noch nicht exportierten Zeiten für den aktuellen und den Vormonat einsehen. Der Mitarbeiter erhält somit Transparenz und die Möglichkeit, seine Daten zu prüfen sowie seine gebuchten Zeiten nachträglich zu korrigieren.

Das Ampelmodell ist ein Report. In diesem werden die Mitarbeiter mit ihrem aktuellen Zeitkonto aufgelistet. Die Plus bzw. Minusstunden werden in drei Kategorien (Rot, Gelb, Grün) für den schnellen Überblick gruppiert.

Die Stempelzeit ist die echte Zeit, zu der eine Buchung erfolgt. Die gebuchte Zeit ist die Zeit, die gebucht wird. Eine Gegenüberstellung dieser Zeiten erfolgt am Monatsende.

Ja. Für den gewünschten Report können Filterfunktionen eingesetzt und die Zeiten, auf die sich der Report bezieht, festgelegt werden.

Je Tag und Standort gibt dieser Report einen detaillierten Überblick über die, auf die Kostenstelle des Standorts angefallenen Arbeitsstunden. Durch Einfügen der Stundenlöhne der Mitarbeiter können die Lohnkosten je Kostenstelle eines Standorts auf Stunden- oder Tagesbasis ermittelt werden. Durch Einfügen der Umsätze zu jeder Stunde kann der Gewinn bzw. Verlust zusätzlich ermittelt und so Personalüberhänge identifiziert werden. Die Produktivitätskarte ist zur Optimierung der Personaleinsatzplanung und zur Senkung der Personalkosten geeignet.

Ja. Bei AEONOS wird ausschließlich eine verschlüsselte Verbindung eingesetzt.

Die von uns eingesetzten Server stehen in zertifizierten Hochleistungs-Rechenzentren mit biometrischer Zugangskontrolle ausschließlich in Deutschland. Ihre Daten werden bei jedem Zugriff redundant gespeichert. Es werden täglich Backups durchgeführt und verschlüsselt auf entfernten Datenspeichern abgelegt.

Nein. Im sehr ungewöhnlichen Fall eines Brands im Rechenzentrum können maximal die Daten eines Tages verloren gehen, da wir jede Nacht ein Backup aller Ihrer Daten auf einem räumlich weit entfernten Datenspeicher ablegen.

Bei jedem Datenzugriff auf einer redundanten Festplatte und jede Nacht auf einem räumlich weit entfernten Datenspeicher.

Ja, Sie brauchen sich um nichts zu kümmern wie dies bei Kaufsoftware der Fall wäre. Alle Kosten sind im Vertrag enthalten. Sowohl wir als auch das Rechenzentrum verfügen über einen Datenschützer. Mittels ADV-Vertrag (Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag) geben Sie die Verantwortung und Kosten an uns ab.

Es können unbeschränkt Standorte angelegt werden. Anstelle von Standorten können auch Abteilungen benannt werden, die den gleichen Funktionsumfang wie Standorte erhalten. Je Standort kann ein eigener Login angelegt werden. Auf diese Weise können Sie AEONOS ohne Zusatzkosten auch für Subunternehmer zugänglich machen.

Den Standorten können Mitarbeiter, Kostenstellen, Feiertagskalender und Standortleiter zugeordnet werden. Der Standortleiter kann auch mehreren Standorten zugewiesen werden. Je Standort können Tätigkeiten, Projekte und Abwesenheiten angelegt werden. Mit dem Report „Auslastung“ können Rückschlüsse auf die Produktivität einzelner Mitarbeiter bzw. Standorte gemacht werden. Die Standortverwaltung kann zusätzlich zur Verwaltung von Subunternehmen verwendet werden.

Ja. Die AEONOS App synchronisiert automatisch die erfassten Zeiten, sobald eine Netzverbindung aktiv ist. Die Web App benötigt eine Internetverbindung.

Ja. Durch die automatische Synchronisation können mehrere Geräte gleichzeitig verwendet werden. So können Sie flexibel mit dem Gerät buchen, welches für die jeweilige Buchung am geeignetsten ist. Buchen Sie z.B. über das Smartphone, wenn Sie zu einem Kundentermin gehen und am Terminal auf Ihrem Weg in die Kantine. Am Arbeitsplatz können Sie direkt über Ihren Webbrowser buchen und wenn Sie sich im Home Office befinden, buchen Sie ganz einfach über Ihr Tablet vom Wohnzimmer aus.

Sie benötigen lediglich einen Webbrowser. Eine Installation ist nicht erforderlich (abgesehen Android App, s.u.). Wir empfehlen den Firefox-Browser in einer aktuellen Version.

Die AEONOS App funktioniert aktuell auf Android und Blackberry Geräten. Alle weiteren Smartphones und Tablets können die AEONOS Web App nutzen, die im Browser des entsprechenden Mobilgeräts läuft.

Dies ist dank Software as a Service nicht nötig. AEONOS wird durch uns betrieben und gewartet. Sollten aus unternehmensinternen Gründen eine Installation bei Ihnen im Hause zwingend sein, sprechen Sie uns bitte an.

Ja. Gehen Sie bei Apple Geräten einfach in den App Store und suchen Sie nach „AEONOS“.

Ja. Aktuell verfügt AEONOS über eine SAP- und ADP-Schnittstelle für den Lohnexport. Die Schnittstelle kann auch für DATEV und weitere Systeme genutzt werden. Weitere Schnittstellen sind in Bearbeitung. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen eigene Im- und Exportschnittstellen.

Zeiten können über dem Webbrowser, Laptop, Tablet, Smartphone oder stationär über die optionalen Terminals gebucht werden. Für Smartphones gibt es eine eigene AEONOS App.Über dem Webbrowser und auf der Startseite in der App können die Zeiten über die Symbole „Beginn“ und „Ende“ ganz einfach gebucht werden. Nach dem Anwählen wird die jeweilige Tätigkeit, des Projekts oder der Abwesenheit ausgewählt und die Buchung ggf. mit einer Bemerkung versehen.

Unter automatische Zeitwirtschaft ist die Intelligenz von AEONOS gemeint. Da unsere Software selbst mitdenkt und komplexe Berechnungen automatisch vornimmt, ist sie eine echte Hilfe und entlastet die Personalabteilung. Manuelle Berechnungen von Kennzahlen auf Basis der individuellen Arbeitszeitmodelle sind nicht mehr nötig. Mit AEONOS werden Arbeitszeitmodelle, Zuschlagsmodelle und -schlüssel, Urlaubsmodelle, Zeitbonusmodelle, Abwesenheiten, Feiertage, Arbeitszeiten, Kostenstellen, Zeitkorridore und Zeitgrenzen hinterlegt. Die Verbindung zwischen angeforderter Kennzahl und den Stammdaten zieht sich die Software selbst, sodass die Kennzahlen korrekt und schnell ausgerechnet werden. Hierbei werden auch die anspruchsvollen Arbeitszeitenmodelle wie Aushilfen, Minijobber, Studenten und Werkverträge berücksichtigt sowie Zuschlagsmodelle priorisiert. Durch die Differenzierung von Abwesenheiten, Zeitbonusmodellen und Überstunden, kann AEONOS zusätzlich unbezahlte von bezahlte unterscheiden. Dadurch werden am Monatsende die jeweils unbezahlten nicht in die Überstunden und Zuschlagsberechnung aufgenommen.

Ja. Über die Mitarbeiter-Selbstverwaltung kann sich der Mitarbeiter jederzeit detailliert über seine gebuchten Zeiten informieren. Ihm stehen Such- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung, die ihm die Kontrolle seiner gebuchten Zeiten vereinfacht. Zusätzlich hat der Mitarbeiter in der Android App eine nachträgliche Korrekturmöglichkeit und beim Buchen auch die Option, die Uhrzeit manuell einzugeben.

AEONOS arbeitet intern und in den Export-Schnittstellen mit Industrieminuten. Die Anzeige für die Mitarbeiter und im HR Tool ist der Einfachheit halber jedoch in Stunden und Minuten.

Seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns hat der Arbeitgeber die Pflicht, für seine, unter dem Mindestlohn fallende Mitarbeiter, einen Mindestlohn-Nachweis zu erbringen. Diese Mitarbeiter müssen innerhalb von sieben Tagen alle ihre Zeiten erfasst haben und dürfen nachträglich keine Korrektur mehr vornehmen. Für die transparente und gesetzeskonforme Nachweismöglichkeit bei Betriebsprüfungen bietet AEONOS ein PDF zum Download an, welches für den Zoll angefertigt wird. Die Datei enthält die Arbeitszeit und -dauer, Gesamtpausenzeit, Sollarbeitsstunden, geleistete Stunden und das Zeitsaldo je Arbeitstag. Das revisionssichere Online-Archiv enthält zur Absicherung alle Mindestlohnnachweise seit Vertragsbeginn.

Mitarbeiter, die dem Mindestlohngesetz unterliegen, können keine in der Vergangenheit liegende Zeitbuchungen anlegen oder ändern (Mehr als 7 Tage in der Vergangenheit). AEONOS prüft täglich, ob Mitarbeiter eine Buchung vergessen haben und berücksichtigt dabei das Arbeitszeitmodell. Vor einer Verletzung der Aufzeichnungspflicht informiert das Nachrichtensystem Vorgesetzte und Mitarbeiter rechtzeitig. Die Mindestlohn-Nachweise werden automatisch für den Zoll generiert und stehen zum Download zur Verfügung.

Die Personalabteilung kann sich über die Reportfunktion Stempelzeiten und gebuchte Zeiten gegenüberstellen lassen. Mitarbeiter, die oft große Abweichungen zwischen diesen Zeiten haben, können so kontrolliert werden. Optional kann je Mitarbeiter eine reine Anwesenheitszeiterfassung aktiviert werden.