Wo sind meine Mitarbeiter?
Die Ortung: Möglichkeiten und Einsatzgebiete
Bei der Ortung von Mitarbeitern während der Arbeitszeit fallen Daten an, die vom Gesetzgeber als besonders schützenswert angesehen werden. Daher müssen Zeiterfassungslösungen mit Ortungsfunktion bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um dem Datenschutz gerecht zu werden und sowohl von den Mitarbeitern, als auch von deren Interessenvertretern, wie z.B. dem Betriebsrat, akzeptiert zu werden.
Die Digitalisierung ermöglicht es, Mitarbeiter zu kontrollieren. Sollten wir es aber auch tun? Welcher Ausmaß ist gesetzlich erlaubt und was moralisch noch vertretbar? Im Kontext der Zeiterfassung geht es dabei insbesondere um die Fragestellung „Wer macht was wann wo?“. Aber ist das Thema wirklich so brisant und verpönt, dass prinzipiell dagegen gehandelt wird? Wir schauen uns Geo-Funktionen im Kontext der Zeiterfassung genauer an.
Die Problematik beim Thema Ortung
Spätestens seit der Einführung der europäischen Datenschutzgrundverordnung sollte jedem bewusst sein, dass der Datenschutz viele Themen berührt. Es liegt auf der Hand, dass eine Zeitbuchung, welche einen Standort gleichzeitig aufzeichnet, unter dem Datenschutz-Thema fällt und damit dem Betriebsrat ein Dorn im Auge ist: Sollte der Arbeitgeber sehen können, wo der Mitarbeiter seine Zeiten erfasst hat? Wird sein Standort nur einmal aufgezeichnet, oder den ganzen Tag? Wie schaltet er die Aufzeichnung wieder ab? Die Geo-Funktionen:
Geo-Position
Die einfachste Lösung der Standort-Aufzeichnung nennt sich Geo-Position. Hierbei werden nur die Informationen zum Zeitpunkt der Buchung aufgezeichnet. Sollte der Mitarbeiter demzufolge an einem Arbeitstag 2x buchen, nämlich sein Arbeitsbeginn- und -ende, werden diese zwei Standorte aufgenommen.
Geo-Tracking
Die zweite Möglichkeit ist technisch aufwendiger, weil die Server jede Menge Daten aufnehmen müssen. Denn diese Alternative dient dem Zweck, den Standort des Mitarbeiters während seiner Arbeitszeit zu tracken bzw. zu verfolgen. Der Standort wird in diesem Fall, wie zum Beispiel bei AEONOS alle 45 Sekunden, in regelmäßigen Abständen abgespeichert.
Geo-Fencing
Die dritte Alternative bietet sich für andere Ziele an. Die Aufzeichnung löst nämlich automatisch eine Aktion aus, sobald eine geografische Grenze überschritten wird. Bei der eingegrenzten Fläche handelt es sich i.d.R. um ein Rechteck oder einen Kreis. Sobald das System also erkennt, dass der Mitarbeiter sich in einem vermerkten Radius befindet, kann ein Befehl ausgeführt werden.
Gesetzliche Lage
Grundsätzlich ist eine Standort-Aufzeichnung unter bestimmten Umständen erlaubt, wenn die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetz (§ 32g BDSG) eingehalten werden, da durch die Ortung zwangsläufig personenbezogene Daten erfasst werden. Vor allem muss ein guter Grund für den Wunsch der Aufzeichnung vorliegen, der Betriebsrat informiert und eine Einwilligung des Arbeitnehmers eingeholt werden. Betriebsbedingte Erfordernisse können ebenfalls zu einer Erlaubnis führen. Mehr Informationen
Ortungsfunktionen dürfen in der Zeiterfassung prinzipiell nicht standardmäßig integriert sein, sondern müssen absichtlich, nach Abklärung der Rechtslage mit dem Datenschützer, aktiviert werden. Diese dürfen sowohl außerhalb der Arbeitszeiten, als auch zur dauerhaften Überwachung nicht eingesetzt werden.
Wann lohnt sich die Standort-Aufzeichnung?
Für einige Berufe oder in einigen Branchen ist die Zeiterfassung nicht ganz so einfach. Außendienstmitarbeiter und Paketboten arbeiten zum Beispiel von Natur aus von unterwegs und können nur auf eine mobile Zeiterfassung zurückgreifen. Genauso ergeht es vielen Unternehmen im Handwerk oder in der Baubranche. Diese haben Einsatzorte, zu denen ganze Teams hingeschickt werden. Oftmals kommt dazu, dass die Kunden regelmäßig besucht werden.
Ob die Zeiterfassung hier generell digital erfolgt, ist ein anderes Thema. Unternehmen, welche mit den Herausforderungen der aufgeführten Situationen oder ähnlichen konfrontiert sind, stellen sich mindestens die folgenden Fragen:
1. Können wir dem Mitarbeiter vertrauen oder sollten wir seinen Standort überprüfen?
2. Können wir die Zeiterfassung durch die Einbindung von Geo-Funktionen vereinfachen?
3. Können wir die tatsächliche Arbeitszeit am Einsatzort für Rechnungszwecke nachweisen, oder sollten wir die Anwesenheit der Mitarbeiter zusätzlich nachweisen?
In solchen Fällen lohnt sich z.B. die Einführung einer Zeiterfassung mit Ortungsfunktionen. Für die Mitarbeiter, die außer Haus arbeiten, können dann nämlich durch die Aufzeichnungen zusätzlich Routenplanungen zur Kostenoptimierung durchgeführt und zweifelhafte Buchungen kontrolliert werden.
Der Mehrwert der Funktionen bewegt Unternehmen jedoch insbesondere zur Aufzeichnung. Gerade im Handwerk sind skeptische Kunden, welche die erbrachten Arbeitsstunden anzweifeln, keine Seltenheit. Vor diesen kann sich ein Unternehmer schützen, indem er die Arbeitszeiten am Einsatzort mit der Aufzeichnung nachweisen kann.
Genau aus diesem Grund entwickeln wir aktuell die zusätzliche Funktion Geo-Fencing für AEONOS. Einsatzorte können damit im System vermerkt werden, sodass der Mitarbeiter nur seine normale Arbeitszeit erfassen braucht. Das System erkennt den Einsatzort, sobald der Mitarbeiter die geografische Eingrenzung überschreitet und schreibt die Arbeitsstunden automatisch dem Kunden zu.